Disse avtalevilkårene gjelder som kontrakt for arrangement på Vestlia Resort. Hensikten er å
skape klarhet i avtaleforholdet, slik at vi kan betjene våre kunder best mulig.

1. Gyldighet
Nedenstående betingelser gjelder i den utstrekning det ikke er truffet annen skriftlig avtale
med arrangøren for kurs, møter, konferanser, selskaper og lignende – heretter kalt
arrangement.

2. Avbestilling
Alle avbestillinger skal gjøres skriftlig. De underliggende avbestillingsbetingelsene knyttes
alltid opp mot størrelsen på det opprinnelig bestilte arrangementet (antall deltakere).
Betingelsene endres ikke, selv om størrelsen på arrangementet endres senere.
Følgende avbestillingsfrister gjelder. Det sendes en betalingslenke/faktura for innbetaling av
depositum pålydende 50 % av bestillingen ved avbestillingsfristens utløp.

Avbestilling 10–20 rom
Dager før
ankomst

Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan annulleres
vederlagsfritt

Inntil 30 dager Hele arrangementet* og eventuelt innbetalt forskudd tilbakebetales
Inntil 20 dager Opptil 25 % av gjenstående bestilling
Inntil 14 dager Opptil 10 % av gjenstående bestilling
Inntil 7 dager Opptil 5 % av gjenstående bestilling

Avbestilling 21–50 rom
Dager før
ankomst

Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan annulleres
vederlagsfritt

Inntil 90 dager Hele arrangementet* og eventuelt innbetalt forskudd tilbakebetales
Inntil 60 dager Opptil 25 % av gjenstående bestilling
Inntil 30 dager Opptil 10 % av gjenstående bestilling
Inntil 14 dager Opptil 5 % av gjenstående bestilling

Avbestilling 51–100 rom
Dager før
ankomst

Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan annulleres
vederlagsfritt

Inntil 120 dager Hele arrangementet* og eventuelt innbetalt forskudd tilbakebetales
Inntil 90 dager Opptil 50 % av gjenstående bestilling
Inntil 60 dager Opptil 25 % av gjenstående bestilling

Inntil 30 dager Opptil 10 % av gjenstående bestilling
Inntil 14 dager Opptil 5 % av gjenstående bestilling

Avbestilling 101–245 rom
Dager før
ankomst

Hvor mye av det kontraktsfestede arrangementet kan annulleres
vederlagsfritt

Inntil 180 dager Hele arrangementet* og eventuelt innbetalt forskudd tilbakebetales
Inntil 120 dager Opptil 50 % av gjenstående bestilling
Inntil 60 dager Opptil 25 % av gjenstående bestilling
Inntil 30 dager Opptil 10 % av gjenstående bestilling
Inntil 14 dager Opptil 5 % av gjenstående bestilling
*Eventuelt innbetalt forskudd/delbetaling tilbakebetales, med unntak av eventuelt
bindingsbeløp.
Ved avbestilling utover nevnte frister belastes arrangøren med 100 % av opprinnelig
pakkepris for hele arrangementet. Avbestillinger senere enn 48 virketimer før arrangementet,
eller uteblivelse på selve møtedagen, belastes med 100 % av avtalt pakkepris. Avtalte
pakkepriser er enhetspriser og kan ikke deles eller endres i forkant, under eller etter
oppholdet.

3. Detaljer i arrangementet
Senest 14 dager før arrangementet skal hotellet ha mottatt fra bestilleren alle detaljer som
har betydning for en vellykket gjennomføring av arrangementet, for eksempel program,
navneliste, valg av meny, vin, pauser, teknikk m.m.

4. Disponering av hotellrom
Ankomst- og avreisetid skal angis på forhånd. Dersom sen ankomst (etter kl. 18.00) ikke er
avtalt, kan hotellet kansellere bestillingen. Rommene kan disponeres fra kl. 16.00 på
ankomstdagen, og gjestene må ha sjekket ut innen kl. 11.00 på avreisedagen dersom ikke
annet er avtalt. Arrangøren blir belastet for et ekstra døgn dersom fristene ikke overholdes.

5. Spesielle forhold
Plassering av gaver, bruk av spesielt utstyr, oppsetting av dekorasjoner og plakater, heising
av flagg/vimpler, skilting osv. må avtales og godkjennes på forhånd. Det vil påløpe ekstra
kostnader for denne typen tjenester.
Loven tillater ikke nytelse av medbrakt mat og drikke i hotellets lokaler.
Arrangøren må sørge for at lydnivået holdes på et akseptabelt og avtalt nivå, samt at
gjestene retter seg etter avtalte tidspunkter når det gjelder opphør av møter, servering,
musikk og dans.
6. Priser og betalingsmåte
Avtalte priser er bindende for begge parter. Varer og tjenester utover kontrakten blir belastet i
henhold til gjeldende prisliste. Hotellet forbeholder seg retten til å justere prisene som følge

av endrede kostnader ved økte skatter, avgifter eller andre forhold utenfor hotellets kontroll.
Ved endring av mer enn 40 % av ordren forbeholder hotellet seg retten til å revidere prisene.
Betaling skjer i henhold til kontrakt. Kreditt må avtales på forhånd. For våre kredittkunder skal
fakturaen betales senest 7 dager etter mottak. Ved for sen betaling beregnes et tillegg på 1
% per måned, og kreditt vil bli vurdert på nytt ved senere anledninger.
Det tilkommer et faktureringsgebyr på kr. 100,- per faktura. Ved uenighet om fakturaen skal
denne likevel betales ved forfall, og arrangøren vil eventuelt bli kreditert i etterkant, i henhold
til avtale.
Det sendes ikke faktura til utlandet.

7. Ansvar for deltakerregninger
Arrangøren er ansvarlig for å informere deltakerne om hva som dekkes av arrangøren, og
hva den enkelte selv skal betale. Arrangøren er ansvarlig for ikke oppgjorte
deltakerregninger. Dersom en eller flere av deltakerne unnlater å delta i planlagte
arrangementer, gir dette ikke rett til prisreduksjon.

8. Endringer i kontraktsforutsetninger
Det påhviler arrangøren og hotellet å, så snart som mulig, ta opp forhold som har betydning
for kontrakten, betingelsene og gjennomføringen av arrangementet. Eventuelle
spesialavtaler og endringer av betydning for arrangementet må gjøres skriftlig.

9. Ansvar for skade, tyveri m.m.
Hotellet påtar seg ikke ansvar for arrangørens eller eventuelle utstilleres eiendeler. Det
anbefales at det tegnes egen forsikring. Arrangøren er ansvarlig for skade som påføres
hotellet som følge av uaktsom eller forsettlig opptreden fra deltakerne. Arrangøren er også
ansvarlig for egne tekniske installasjoner og eventuell materiell- eller personskade disse
påfører. Ved utlevering av nøkler til lokaler/rom er mottakeren ansvarlig for låsing når disse
er uten tilsyn. Hotellet fraskriver seg ethvert ansvar for personskade som ikke skyldes grov
uaktsomhet fra hotellets side. Hotellet har generell ansvarsforsikring.

10. Force majeure
Hendelser utenfor bedriftens kontroll (streik, lockout, brann, manglende leveranser mv.) gir
bedriften rett til å heve avtalen uten erstatningsansvar. Avlysning skal skje så snart som
mulig.

11. Verneting/klager
Alle tvister som måtte oppstå mellom partene i denne avtalen, eller på annet grunnlag
mellom gjester og hotellet, skal behandles etter norsk rett. Dersom tvisten ikke løses i
minnelighet, skal hotellets verneting legges til grunn.
For at eventuelle klager skal tas i betraktning, må de fremsettes så snart det er anledning til
det, og senest ved avslutning av arrangementet. Klager som skyldes forhold utenfor hotellets
kontroll, må rettes mot bestiller.
Utdrag fra betingelser utgitt av Norsk Hotell- og Restaurantforbund og Overnattings- og
Serveringsnæringen, 1993